Innovatie in het hart van onze organisatie
We waren pionier vroeger, als een van de eerste overheidsorganisaties die aan performance management deden, en zijn dat ook vandaag. Anno 2024 stimuleert de RVA innovatie binnen zijn organisatie door middel van een Innovation Manager en een Innovation Board. We willen een organisatie zijn die een voortrekkersrol speelt op vele vlakken. Enkele van onze realisaties het voorbije jaar:
Destination Innovation
In 2024 lanceerde de RVA het project Destination Innovation. Met dat project werden onze medewerkers van verschillende diensten en kantoren uitgedaagd om een idee te vinden dat hen ondersteunt in hun dagelijkse activiteiten. De 19 deelnemende teams vertaalden die ideeën ook naar de praktijk, wat onder meer aanleiding gaf tot een interactieve site om elkaar beter te leren kennen, en een spel om op een leuke manier de zorgen en frustraties van onze medewerkers bespreekbaar te maken.
Radar
De RVA lanceerde het voorbije jaar een nieuwe platform voor innovatie: Radar. Met ons nieuwe Radarplatform blijven we op de hoogte van veranderingen in de wereld om ons heen en verzamelen we relevante documentatie om die beschikbaar te maken voor medewerkers.
LunchTalks
Over het hele jaar werden er 9 online LunchTalks georganiseerd, een korte uitwisseling over de middag over een bepaald thema vergezeld van een broodje, telkens in het Nederlands en in het Frans. Enkele van de aangesneden thema's waren : ‘De klimaatverandering en de RVA’, ‘Onze eerste stappen op het vlak van AI’, ‘Onze Respect-code’ of ‘Uberisation en sociale zekerheid’. In totaal namen 923 RVA-medewerkers deel (fysiek of op afstand), op vrijwillige basis.
Trendshop
Er werd een 'Trendshop' georganiseerd voor kaderleden over 'Non-take-up’, het niet opnemen van sociale rechten, vaak uit onwetendheid. Tijdens zo’n ‘Trendshop’ belichten we telkens een bepaald thema of een specifieke, actuele trend in de maatschappij om na te gaan wat de impact ervan op onze organisatie kan zijn. De bedoeling was om na te denken over non-take-up en welke acties de RVA kan ondernemen in de strijd tegen armoede.
ICT, de drijvende kracht van vooruitgang
Bij de RVA kiezen we resoluut voor een zo efficiënt mogelijke organisatie en werking van onze diensten. ICT is daarbij de drijvende kracht achter al onze acties en ons beheer. Nieuwe technologieën en digitale toepassingen maken de behandeling van de meer dan een miljoen aanvraagdossiers ieder jaar beter en efficiënter. We verbeteren onze ICT-toepassingen continu en digitaliseren en innoveren niet alleen voor onze externe klanten, maar ook om het werk voor onze medewerkers zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Top notch ICT-materiaal
De RVA rekent op de volle inzet van al zijn medewerkers. Dat kan enkel als ze daarvoor over de best mogelijke werkomstandigheden beschikken, zowel op kantoor als thuis. In het eerste kwartaal van 2024 rondde ICT in dat kader enkele initiatieven af die ze in 2023 had opgestart, zoals het voorzien van nieuwe toetsenborden en muizen voor alle kantoorwerkplekken en het uitrusten van de sociaal controleurs met nieuwe laptops aangepast aan hun specifieke behoeften. Daarnaast voltooide ze ook de vervanging van de Digitar-scanners. Het scanproces is een cruciaal startpunt van bepaalde processen, de operationele continuïteit van dit materiaal is dus essentieel.
Een Design System, voor herkenbare en gebruiksvriendelijke toepassingen
In die klantgerichte aanpak blijven digitale inclusie en toegankelijkheid van onze (web-)toepassingen ook in 2024 cruciaal. Om onze ontwikkelteams daarin te ondersteunen, heeft het designteam een Design System opgezet. Dat systeem is een bibliotheek met componenten, visuele elementen en herbruikbare code die voldoen aan de vereisten van toegankelijkheid. Het biedt een referentiekader voor UX (gebruikerservaring) en UI (visuele identiteit) en verbetert zo de coherentie en gebruikerservaring binnen een bepaalde toepassing en tussen de verschillende toepassingen.
Data Governance, een absolute must
Bij de RVA beheren we miljoenen gegevens. Een goed databeleid is zowel een technische als een organisatorische uitdaging. In dat kader krijgt de directie ICT sinds januari 2024 versterking van een Chief Data Officer die een datastrategie uitgewerkt heeft in lijn met de doelstellingen en visie van de organisatie. Enkele belangrijke acties daarvoor in 2024 waren de definitie en goedkeuring van de datastrategie, de implementatie van data governance, een pilootproject voor datakwaliteit en de oprichting van het nieuwe team DLC (Document Lifecycle). Dat team zal samen met de Chief Data Officer een rol spelen in de ondersteuning van de organisatie op het vlak van documentbeheer. In 2024 konden meer dan 110 miljoen gescande of geüploade documenten via Archiving as a Service worden gearchiveerd.
Onze online toepassingen
Voor elk papieren aanvraagformulier bestaat er een online variant. Die manier van werken heeft grote voordelen: de dienstverlening is goedkoper, sneller en klantvriendelijker, want de klant hoeft zich niet meer te verplaatsen.
Tijdskrediet of een thematisch verlof aanvragen, voortaan enkel nog online
Werknemers uit de privésector die tijdskrediet of ouderschapsverlof, palliatief verlof of medische bijstand willen nemen, moeten sinds 1 juli hun aanvraag bij de RVA verplicht online indienen. Aangezien voor het onderwijs de online aanvraag nog maar pas mogelijk werd gemaakt, hanteerde de RVA voor die specifieke sector een langere overgangsperiode tot eind december 2024.
De voordelen zijn enorm: geen fouten meer bij het overnemen van gegevens, geen aangetekende brief meer, geen papierverspilling, een snellere behandeling, enzovoort. Waar de elektronische aanvragen in september 2024 nog 60 % van het totale aantal ingediende aanvragen vertegenwoordigden, klom dat aantal naar 84% in december.
De online controlekaart eC3
De RVA stelt een elektronische variant van de blauwe controlekaart (C3) ter beschikking via de portaalsite van de Sociale Zekerheid en via een app voor de smartphone, de eC3. In 2024 registreerden 98.637 nieuwe gebruikers zich voor de toepassing en werden 1.754.726 betalingen verricht op basis van een eC3.
Online controlekaart tijdelijke werkloosheid, innovatie in zakformaat
Vraagt je werkgever tijdelijke werkloosheid aan, dan word je als werknemer verplicht om een controlekaart bij te houden. Sinds 2018 bestaat de controlekaart tijdelijke werkloosheid als online applicatie eC3.2. Na het wegvallen van de administratieve verplichting tijdens de coronacrisis, werd het project in 2023 weer opgestart. De online versie is voor iedereen toegankelijk sinds 1 september 2023 en moet verplicht gebruikt worden sinds 1 januari 2025.
Het aantal nieuwe gebruikers van de toepassing eC3.2 evolueerde van 4.000 per maand begin 2024 naar 53.764 in december 2024. Het aantal betalingen op basis van de eC3.2 groeide parallel van 8.000 betalingen begin 2024 naar 38.554 in december 2024.